By przejść do strony zarządzania korespondencją użytkownika należy kliknąć pozycję w menu bocznym Korespondencja.

Wybór strony zarządzania Korespondencją użytkownika z menu bocznego

 

W celu wyszukania konkretnej korespondencji należy skorzystać z dedykowanych do tego filtrów wyszukiwania znajdujących się nad tabelą.

Na stronie Korespondencji rozróżniamy następujące zakładki: Wszystkie, Nieodebrane Odebrane, Robocze, Wysłane, Niewysłane oraz Potwierdzenia.

Podział korespondencji (zakładki) w koncie użytkownika 

 

Dla wszystkich rodzajów korespondencji (z wyjątkiem potwierdzeń) możemy dodawać tagi. W tym celu należy kliknąć ikonę trzykropka  Ikona trzykropka  w kolumnie ustawień a następnie wybrać z listy opcję Edytuj tagi. W wyświetlonym oknie należy wpisać nazwę tagu i zatwierdzić ją za pomocą średnika „;”. Tagi już istniejące podpowiadane są po wpisaniu frazy (Rysunek). Dodawanie tagów do korespondencji należy potwierdzić kliknięciem opcji Zapisz.

Okno dodawania tagów do korespondencji

 

Za pomocą filtrów zaawansowanych użytkownik może wyszukać korespondencję po dodanych tagach.

 

Korespondencja zakładka „Wszystkie”

W zakładce „Nieodebrane” znajduje się korespondencja użytkownika przekazana z UPRP i oczekująca na podpisanie Urzędowego Poświadczenia Doręczenia (UDP).

By wejść w szczegóły korespondencji nieodebranej, należy kliknąć ikonę podglądu Ikona podglądu  lub kliknąć lewym przyciskiem myszy na wybrany rekord (korespondencję) w tabeli.

Po wejściu w szczegóły korespondencji nieodebranej zostaje automatycznie wyświetlone UPD dotyczące korespondencji. Dopiero po podpisaniu UPD możliwe będzie wyświetlenie pisma.

Urzędowe Poświadczenie Doręczenia (UPD)

 

Jeśli użytkownik zamknie okno UPD nie dokonując podpisu, nadal może zrobić to będąc w szczegółach korespondencji nieodebranej. Na liście potwierdzeń w kolumnie ustawień należy kliknąć opcję odebrania korespondencji Ikona odebrania korespondencji - okno UPD zostanie wyświetlone ponownie.

Po podpisaniu UPD za pomocą profilu zaufanego bądź podpisu kwalifikowanego pismo zostaje udostępnione użytkownikami i widnieje na liście dokumentów, a korespondencja jest automatycznie przekierowana do zakładki „Odebrane”.

W momencie niepodpisanie UPD przez użytkownika w terminie 14 dni od daty otrzymania, pismo zostaje uznane za dostarczone.

 

Korespondencja zakładka „Odebrane”

W zakładce „Odebrane” znajduje się korespondencja użytkownika przekazana z UPRP i odebrana przez użytkownika (użytkownik podpisał UPD, bądź minęło 14 dni od daty otrzymania pisma).

Korespondencji odebranej nie można usunąć.

Dla pism odebranych oprócz opcji podglądu i dodawania tagów istnieje także możliwość zarchiwizowania. Aby zarchiwizować pismo należy kliknąć w kolumnie ustawień ikonę archiwizacji Ikona archiwizacji , a następnie potwierdzić operację w wyświetlonym oknie kliknięciem opcji Zatwierdź. Zarchiwizowane pismo zostaje ukryte w tabeli korespondencji. Aby odwrócić operację archiwizacji korespondencji, należy za pomocą filtrów zaawansowanych wyszukać pisma zarchiwizowane, a następnie w kolumnie ustawień kliknąć ikonę od archiwizowania  Ikona odarchiwizowania , a następnie również potwierdzić operację w wyświetlonym oknie kliknięciem opcji Zatwierdź.

Z poziomu listy korespondencji odebranej możliwe jest także wybranie formularza odpowiedzi na otrzymane pismo. W tym celu należy kliknąć ikonę trzykropka Ikona trzykropka  w kolumnie ustawień a następnie wybrać z listy opcję Odpowiedz. Użytkownik zostanie przeniesiony na stronę zawierającą możliwe do wyboru formularze odpowiedzi.

By wejść w szczegóły korespondencji odebranej, należy kliknąć w kolumnie ustawień ikonę podglądu Ikona podglądu  lub kliknąć lewym przyciskiem myszy na wybrany rekord (korespondencję) w tabeli.

Z tego miejsc również możemy wybrać opcję odpowiedzi na pismo. W tym celu należy kliknąć przycisk Odpowiedz. Korespondencja odebrana zawiera listę dokumentów, które zostały przekazane z urzędu. Na liście załączników znajdują się załączniki załączone do pisma, natomiast na liście potwierdzeń użytkownik ma możliwość podglądu wszystkich potwierdzeń powiązanych z daną korespondencją.

Wszystkie wyżej wymienione pliki użytkownik może pobrać. W tym celu należy kliknąć w kolumnie ustawień ikonę pobierania Ikona pobierania , a plik zostanie automatycznie pobrany.

 

Korespondencja zakładka „Robocze”

W zakładce „Robocze” znajduje się korespondencja użytkownika, która jest w wersji roboczej i nie została podpisana.

W celu edycji korespondencji roboczej należy kliknąć w kolumnie ustawień ikonę edycji Ikona edycji  lub kliknąć lewym przyciskiem myszy na wybrany rekord (korespondencję) w tabeli. Po wykonaniu tej operacji użytkownik jest przenoszony na stronę formularza i może kontynuować jego wypełnianie.

Gdy w systemie będzie istniała nowsza wersja formularza, niż ta zapisana w roboczych, po kliknięciu opcji edycji użytkownik zostanie przeniesiony na stronę edycji formularza, lecz by wprowadzać zmiany najpierw musi zaktualizować wersję. Aktualizacja odbywa się poprzez kliknięcie opcji Tak w wyświetlonym oknie (Rysunek 45). Zaktualizowany formularz jest wypełniony danymi z archiwalnej wersji formularza.

Okno aktualizacji wersji formularza

 

W momencie niewyrażenia zgody na aktualizację formularza użytkownik nie będzie mógł edytować archiwalnej wersji formularza.

Korespondencję roboczą również możemy oznaczać za pomocą tagów.

W celu usunięcia korespondencji roboczej należy kliknąć w kolumnie ustawień ikonę trzykropka Ikona trzykropka , a następnie wybrać opcję Usuń. Operację należy potwierdzić w wyświetlonym oknie.

Korespondencję roboczą możemy również kopiować. Skopiowana korespondencja jest wypełniona danymi pochodzącymi z pierwotnej korespondencji. By skopiować korespondencję należy kliknąć w kolumnie ustawień ikonę trzykropka Ikona trzykropka , a następnie wybrać opcję Skopiuj. Operację należy potwierdzić w wyświetlonym oknie. Po wykonaniu operacji użytkownik zostaje przeniesiony na stronę wypełniania skopiowanego formularza.

 

Korespondencja zakładka „Wysłane”

W zakładce „Wysłane” znajduje się korespondencja użytkownika, która została podpisana i wysłana do UPRP

Korespondencji wysłanej nie można usunąć. 

Korespondencję wysłaną możemy również archiwizować identycznie jak korespondencję odebraną oraz kopiować jak korespondencję roboczą.

By wejść w szczegóły korespondencji wysłanej, należy kliknąć w kolumnie ustawień ikonę podglądu Ikona podglądu  lub kliknąć lewym przyciskiem myszy na wybrany rekord (korespondencję) w tabeli. Podobnie jak dla korespondencji odebranej w szczegółach korespondencji roboczej mamy dostępną listę dokumentów, listę załączników i listę potwierdzeń. Oprócz tego widoczna jest również lista podpisów, zawierająca listę wszystkich złożonych podpisów pod formularzem.

Dostępne opcje z poziomu widoku szczegółów korespondencji wysłanej

 

Z poziomu widoku szczegółów korespondencji użytkownik ma dostępne opcję, których wynikiem są następujące działania:

  • Pobierz pismo – pismo zostanie pobrane w formacie PDF.
  • Podgląd pisma – zostaje wyświetlone okno z podglądem pisma (Rysunek).

Podgląd wysłanego pisma

 

  • Szczegóły płatności – zostaje wyświetlona strona zawierająca tabelę płatności dokonanych w ramach formularza.
  • Skopiuj – powoduje utworzenie kopii formularza wypełnionej danymi pochodzącymi z wysłanego formularza oraz przejście do jego edycji.
  • Zweryfikuj podpisy – powoduje wyświetlenie okna Weryfikacji podpisów. Możliwe są dwa sposoby weryfikacji: certyfikatem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Po wybraniu jednej z dwóch opcji podpisy na formularzu zostają zweryfikowane a wynik weryfikacji wyświetlany jest użytkownikowi (Rysunek 48).
  • Przejdź do sprawy – użytkownik zostaje przeniesiony do widoku sprawy, w ramach której została wysłana korespondencja
  • Edytuj tagi – zostaje wyświetlone okno edycji tagów

Okno weryfikacji podpisów. Wynik weryfikacji pozytywny

 

Korespondencja zakładka „Niewysłane”

W zakładce dotyczącej korespondencji „Niewysłanej” znajduje się korespondencja podpisana przez użytkownika, lecz niewysłana. Korespondencja niewysłana nie posiada statusu wysyłki. W przypadku, gdy została zlecona wysyłka korespondencji otrzymuje ona status W trakcie wysyłki. Dla korespondencji z takim statusem dostępna jest opcja anulowania wysyłki (Rysunek). Korespondencja dla której wysyłka została anulowana otrzymuje status Wysyłka anulowana.

Opcja anulowania korespondencji w trakcie wysyłki

 

W przypadku, gdy z jakiś względów korespondencja nie będzie mogła być wysłana, próba jej wysyłki jest automatycznie ponawiana przez system. Gdy zostanie osiągnięty limit prób wysyłki, wtedy korespondencja nie zostaje wysłana a jej status zostaje zmieniony na Błąd wysyłki.

Dostępne opcje dla korespondencji roboczej z poziomu tabeli to edycja tagów, usuwanie oraz kopiowanie.

W momencie kliknięcia opcji edycji ikona edycji  użytkownik ma możliwość wysłania podpisanego formularza, złożenia dodatkowego podpisu lub powrotu do edycji formularza (w takim wypadku złożone wcześniej podpisy zostaną usunięte).

 

Korespondencja zakładka „Potwierdzenia”

W zakładce „Potwierdzenia” znajdują się wszystkie potwierdzenia związane z wysyłaną i odbieraną przez użytkownika korespondencją. Wyróżniamy następujące rodzaje potwierdzeń:

  • Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP) – dokument wystawiany automatycznie po wpłynięciu pisma do skrzynki podawczej UPRP.
  • Urzędowe Poświadczenie Dostarczenia (UPD) – wysyłane w momencie wpłynięcia pisma z UPRP na skrzynkę ESP użytkownika. Po podpisaniu UPD użytkownik może odczytać właściwą korespondencję z Urzędu. Nie podpisanie UPD w ciągu 14 dni skutkuje automatycznym uznaniem korespondencji za dostarczoną i możliwością odczytania pisma z UPRP.
  • Poświadczenie Niedoręczenia Dokumentu (PND) - dokument wysyłany po upłynięciu 14 dni od daty wpłynięcia pisma do skrzynki odbiorczej klienta PUEUP i nieodebraniu (podpisaniu) UPD powiązanego z daną korespondencją.

 

Wyróżniamy następujące statusy powyższych dokumentów:

  • Odebrane – dokument został odczytany, bądź podpisany i odczytany
  • Oczekujące na podpis – dotyczy tylko UPD
  • Wygasłe – czas odebrania dokumentu został przekroczony

 

Użytkownik może uzyskać podgląd potwierdzeń, klikając w kolumnie ustawień ikony podglądu ikona podglądu . Istnieje również możliwość pobrania dokumentu w formie pliku XML, po kliknięciu ikony pobierania ikona pobierania .

Z poziomu tabeli potwierdzeń użytkownik może przejść bezpośrednio do szczegółów korespondencji powiązanej z wybranym potwierdzeniem. W tym celu należy kliknąć ikonę koperty Ikona koperty  dla wybranego rekordu (potwierdzenia) w tabeli.

login